Datenschutzhinweise

Informationen nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Verarbeitung personenbezogener Daten im IBF-Anmeldeportal.

1. Verantwortlicher

Bernd Große Daldrup-Hemker
Kalksbecker Weg 128, 48653 Coesfeld
Telefon: 0176 32944989 · E-Mail: grossedaldruph.bernd@gmail.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

2. Zweck des Portals

Über dieses Portal melden Vereine, Sportschulen und Einzelstarter Teilnehmer, Kampfrichter und Betreuer zu den Turnieren der IBF Deutschland e.V. an. Die Daten werden ausschließlich zur Anmeldung, Einteilung in Alters-, Gewichts- und Leistungsklassen, Durchführung und Abrechnung der Turniere verarbeitet.

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Zugangsdaten: Name des Vereins bzw. der Sportschule oder des Einzelstarters, Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Verband, Passwort (nur verschlüsselt als Hash gespeichert), Zeitpunkt der Registrierung, der Einwilligung und der letzten Anmeldung.
• Teilnehmerdaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Graduierung (Kyu/Dan), Wettkampfgewicht, Angabe zu IBF-Pass mit Sichtmarke, gemeldete Disziplinen, Start im +45-Pool, Grand Champion, Synchron-Teams.
• Meldungsangaben: Kontaktperson und Telefon für das Turnier, Beschreibung der Vereinskleidung, Name, Grad und Lizenz der Kampfrichter, Name und Grad der Betreuer, Bestätigung der Einverständniserklärungen der Eltern, Bemerkungen, Gebühren und Zahlungsstatus.
• Hochgeladene Meldelisten: Eine hochgeladene Excel-Datei wird nur im Browser ausgelesen; gespeichert werden ausschließlich die daraus übernommenen Angaben, nicht die Datei selbst.
• Technische Daten: Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite und Browserkennung (Server-Logdateien). Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden mit IP-Adresse für 15 Minuten gespeichert, um Missbrauch zu verhindern.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung der Turnieranmeldung (Teilnahmeverhältnis) und Nutzung des Zugangs.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, die bei der Registrierung erteilt wird; für die gemeldeten Teilnehmer bestätigt der meldende Verein bzw. Einzelstarter, dass deren Einwilligung (bei Minderjährigen die der Erziehungsberechtigten) vorliegt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb des Portals (Server-Logdateien, Schutz vor Anmeldemissbrauch).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Aufbewahrungspflichten, soweit sie für Zahlungsvorgänge beim Veranstalter bestehen.

5. Empfänger der Daten

Die Meldedaten werden an die IBF Deutschland e.V. als Veranstalter der Turniere weitergegeben (z. B. als Meldeliste im Excel-Format) und von dieser zur Turnierorganisation genutzt. Soweit für die Durchführung erforderlich, erhalten auch der in der Ausschreibung genannte Ausrichter und die Turnierleitung (z. B. für Pool-Einteilung, Kampfrichtereinsatz, Siegerurkunden) die notwendigen Daten. Bei der Siegerehrung und in Ergebnislisten können Name, Verein und Platzierung bekannt gegeben werden.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte, ein Verkauf der Daten oder eine Nutzung zu Werbezwecken findet nicht statt. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU erfolgt nicht.

6. Hosting

Das Portal wird auf einem eigenen Server (Synology NAS) des Verantwortlichen in Deutschland betrieben. Es werden keine externen Dienste, Schriftarten, Analyse- oder Tracking-Werkzeuge eingebunden.

7. Cookies

Es wird ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, damit du nach der Anmeldung angemeldet bleibst. Es wird beim Abmelden bzw. Schließen des Browsers gelöscht. Eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich.

8. Speicherdauer

• Zugangsdaten und angelegte Sportler werden gespeichert, solange der Zugang besteht. Auf Wunsch wird der Zugang mit allen Daten gelöscht.
• Meldedaten eines Turniers werden spätestens zum Ende des auf das Turnier folgenden Kalenderjahres gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Server-Logdateien werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; eine bereits abgegebene Turniermeldung kann dann ggf. nicht mehr berücksichtigt werden. Eine formlose E-Mail an grossedaldruph.bernd@gmail.com genügt.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

10. Minderjährige

Minderjährige Teilnehmer werden ausschließlich durch ihren Verein bzw. ihre Erziehungsberechtigten gemeldet. Die Teilnahme Minderjähriger setzt laut Ausschreibung eine schriftliche Einverständniserklärung der Eltern voraus, deren Vorliegen bei der Meldung bestätigt wird.

11. Datensicherheit

Passwörter werden nur als sicherer Hash gespeichert. Der Zugriff auf Meldedaten ist auf den jeweiligen Verein bzw. Einzelstarter sowie die Administratoren des Portals beschränkt. Neue Zugänge werden erst nach Prüfung durch den Administrator freigeschaltet.

Stand: Oktober 2026